- Clasificación documental
Es el primer paso para los procesos
archivísticos de organización, debe reflejar la estructura de cada entidad con
el fin de identificar la procedencia de los documentos.
La clasificación debe basarse en el principio de procedencia y orden
original.
Lo cuales
consisten en que la entidad y sus funcionarios estén informados sobre:
•Las
funciones de cada oficina.
•Existencia
de manuales de procedimientos.
•Conocimiento
del trámite para la disposición
física de los
documentos.
- Continuación
en los trámites
- Formación
de series y sub series con sus respectivos tipos
documentales.
- Correctos procesos de producción y distribución documentales.
- Claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y facilitativos.
- Utilizar herramientas de control.
Pasos
metodológicos para la clasificación:
•Identificación de productores
•Estructura Orgánica
•Series Documentales o asuntos
2. Ordenación documental
Es disponer físicamente de los
documentos de tal manera que reflejen los trámites que dieron origen a
estos. Por esta razón la ordenación debe
hacerse a partir de las series documentales.
Para esto se utilizan los
siguientes sistemas de ordenación:
• Numéricos: (simples y cronológicos)
• Alfabéticos:
Onomástico – geográfico-Temático
• Mixtos: Alfanuméricos
–Ordinal cronológico
SISTEMAS DE ORDENACIÓN
•Numéricos: (simples y cronológicos)
• Alfabéticos:
Onomástico – geográfico-Temático
• Mixtos: Alfanuméricos
–Ordinal cronológico
NÚMERICOS: Consiste en disponer
de los documentos de manera consecutiva según la numeración que los
identifica:
Ejemplo: Usuarios de servicios públicos
Gas Natural - Cuenta Interna: 8906801
Cronológicos: Es fundamental para organizar los
expedientes, se tiene en cuenta el año, mes y día.
Ejemplo: 2012-01-010
ALFABÉTICO:
Ordenación por la letras del alfabeto
de la A-Z, pueden ser:
•Onomástico: Es
ideal para las Historias Laborales. Debe ir de esta manera:
Ejemplo:
CORONA LEAL, Liliana Esperanza.
•Geográfico: Se
organizan las series documentales por nombres de los lugares:
Ejemplo. Agua de Dios
•
Temático: Se organizan por asunto.
Ejemplo: Informes a
Entes de Control.
MIXTO:
•Alfanumérico: Se
ordena alfanumérico y numérico
cronológico .
Ejemplo: Historias Clínicas :
8590680
CARDENAS LUGO, Andrés
Ordenación de series en una oficina:
Tesorería Municipal
TM – 01
Ordenes de Pago
Ordinal Cronológico: Aplica para las series documentales como
Resoluciones, Acuerdos, Decretos:
001
2012-03-09
3. FOLIACIÓN
Es un requisito indispensable para el
Inventario Documental y las transferencias documentales.
Una
vez organizadas las series correctamente dentro de cada unidad de conservación
se procede a realizar la foliación, la cual consiste en dar un número
consecutivo de 1 a todos los folios.
- Debe
efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina
negra o esfero negro kilométrico, en forma legible y sin enmendaduras.
- No
se deben repetir números, omitir o dejar sin numerar algunos folios.
- Si
existe otra foliación ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como
válida la última realizada
- No deben
realizarse con foliaciones como 1A, 1B,1Bis
- En caso de más de una
unidad de conservación la foliación de la primera debe ser continuación de la
segunda
- Los anexos se deben foliar y algunos como mapas,
planos, fotografías e impresos deben retirarse dejando el respectivo testigo
(Referencia cruzada)
4. ROTULACIÓN
Una vez organizadas las unidades documentales se procede a realizar su respectiva rotulación e identificación.
Identificación de carpetas
Identificación de cajas
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| Se deben identificar los archivadores con el fin de reflejar series y sub series para la ubicación oportuna de la información. |
NO OLVIDEN QUE LA FINALIDAD ES GARANTIZAR LA
TRANSPARENCIA, LA PARTICIPACIÓN Y EL CONTROL CIUDADANO SOBRE LOS
ACTOS DE LA ADMINISTRACIÓN!!!!!
