TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las transferencias documentales se realizan una vez las series y sub series documentales cumplan su tiempo de retención en el archivo de gestión según las Tablas de Retención Documental, plan de transferencias documentales de la entidad.

ASPECTOS QUE DEBE CUMPLIR LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR

Eliminación de material metálico:

•Clips

•Ganchos de grapadora

•Autoadhesivos

•Cualquier elemento metálico que deteriore el documento.

• Borradores

•Formatos sin diligenciar

•Copias

•Hojas en blanco

Identificación de las unidades documentales.

Diligenciar el Formato de Inventario Documental el cual se debe presentar en medio físico (original -copia)  y medio magnético

La persona encargada del archivo Central validará la información con el fin de verificar la validez de la entrega.

Las inconsistencias que se presenten deben ser informadas a la dependencia para su debida corrección y devolución al Archivo Central en el tiempo estipulado.

El archivo Central no recibe los documentos que no se encuentren relacionados en las Tablas de Retención Documental 

Las Transferencias Secundarias son las que se realizan del Archivo Central al Archivo Histórico concluyen los procesos de valoración documental.