CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, FOLIACIÓN, ROTULACIÓN E IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTAL

1. Clasificación documental

Es el primer paso para los procesos archivísticos de organización, debe reflejar la estructura de cada entidad con el fin de identificar la procedencia de los documentos.

La clasificación debe basarse  en el principio de procedencia y orden original.

Lo cuales consisten en que la entidad y sus funcionarios estén informados sobre:

•Las funciones de cada oficina.

•Existencia de manuales de procedimientos.

•Conocimiento del trámite para la disposición   física  de los documentos.

• Continuación en los  trámites
• Formación de series y sub series con sus respectivos tipos documentales.

• Correctos procesos de producción y distribución documentales.
• Claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y facilitativos. 
• Utilizar herramientas de control.

Pasos metodológicos para la  clasificación:

•Identificación de productores

•Estructura Orgánica

•Series Documentales o asuntos

2. Ordenación documental 

Es disponer físicamente de los documentos de tal manera que reflejen los trámites que dieron origen a estos.  Por esta razón la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales.

Para esto se utilizan los siguientes  sistemas de ordenación:

• Numéricos: (simples y cronológicos)

• Alfabéticos:  Onomástico – geográfico-Temático

• Mixtos:  Alfanuméricos –Ordinal cronológico 

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

•Numéricos: (simples y cronológicos)

• Alfabéticos:  Onomástico – geográfico-Temático

• Mixtos:  Alfanuméricos –Ordinal cronológico

NÚMERICOS:  Consiste en disponer de los documentos de manera consecutiva  según la numeración que los identifica: 

Ejemplo:  Usuarios de servicios públicos

Gas Natural  - Cuenta Interna:  8906801

Cronológicos:  Es fundamental para organizar los expedientes, se tiene en cuenta el año, mes y día.

Ejemplo:  2012-01-010

ALFABÉTICO:

Ordenación por la letras del alfabeto de la A-Z, pueden ser:

•Onomástico:  Es ideal para las Historias Laborales. Debe ir de esta manera:

 Ejemplo:  CORONA LEAL, Liliana Esperanza.

•Geográfico:  Se organizan las series documentales por nombres de los lugares:

Ejemplo.  Agua de Dios

• Temático: Se organizan por asunto.

Ejemplo:  Informes a Entes de Control.

MIXTO:

•Alfanumérico:  Se ordena alfanumérico y  numérico cronológico . 

Ejemplo:  Historias Clínicas :

8590680  CARDENAS LUGO, Andrés

Ordenación de series en una oficina:

 Tesorería Municipal

TM – 01  Ordenes de Pago

Ordinal Cronológico:  Aplica para las series documentales como Resoluciones, Acuerdos, Decretos:

001  2012-03-09

 3. FOLIACIÓN

Es un requisito indispensable para el Inventario Documental y las transferencias documentales.

Una vez organizadas las series correctamente dentro de cada unidad de conservación se procede a realizar la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo de  1 a  todos los folios.

• Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra o esfero negro kilométrico, en forma legible y sin enmendaduras.
• No se deben repetir números, omitir o dejar sin numerar algunos folios.
• Si existe otra foliación ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realizada
• No deben realizarse con foliaciones como 1A, 1B,1Bis
• En caso de más de una unidad de conservación la foliación de la primera debe ser continuación de la segunda 
• Los anexos se deben foliar y algunos como mapas, planos, fotografías e impresos deben retirarse dejando el respectivo testigo (Referencia cruzada)

4. ROTULACIÓN

Una vez organizadas las unidades documentales se procede a realizar su respectiva rotulación e identificación.

Identificación de carpetas

Identificación de cajas

Se deben identificar los archivadores con el fin de reflejar series y sub series para la ubicación oportuna de la información.

NO OLVIDEN QUE LA FINALIDAD ES GARANTIZAR LA TRANSPARENCIA, LA PARTICIPACIÓN Y EL CONTROL CIUDADANO SOBRE LOS ACTOS DE LA ADMINISTRACIÓN!!!!!